Die Abhängigkeit von Unternehmensabläufen, besonders in familiengeführten Unternehmen, ist oft stark von der Personenorientierung bei der Unternehmens-Konfliktkultur geprägt. In Beratungsprozessen trifft man immer wieder Mehrgenerationen in Familienunternehmen, wo außenstehende Personen bereits über Jahre gewisse Funktionen (z. B kaufmännische Leitung) alleinverantwortlich abdecken. Oft bestehen Schlüsselverbindungen zu Kunden oder Lieferanten, die im unvorhersehbaren Ereignisfall zu gravierenden Entscheidungsengpässen, bis zu kritischen Fort-Weiterbestandsprognosen führen können.

Eine zeitgerechte Aufbereitung möglicher Alternativen bei solchen Ereignissen ist wichtig. Wenn Schlüsselpersonen durch Unfälle, Krankheiten oder auch Totalausfall betroffen sind, ist es für die Familie und Mitarbeiter zur Zukunftsabsicherung wichtig eine gemeinsam getragene Lösungsoption besprochen zu haben.

Sind es nun Know-How-Träger, geteilte Führungsarbeit und Zuständigkeiten, Mandate im Aufsichtsrat oder im Firmenbeirat – sie gehören zeitgerecht geregelt und angesprochen. Das nicht erst bei der Nachfolgeregelung!

Die kritischen Phasen für ungewollte Unternehmenssituationen:

I) Risikophase (unklare Sicht der möglichen Konsequenzen, Erwartungen, Enttabuisierung)

II) Vorplanen der Alternativen und mögliche Vereinbarungen und Zuständigkeiten klären und unter Einbindung der Betroffenen Fachleute Lösungen entwickeln, hilfreiche Dokumentationen gemeinsam erkennen und sichern.

III) Umsetzen der erkannten Voraussetzungen und formelle Absicherung

IV) Stabilisieren

Gerade solche, präventiven Prozesse sind in der mediativen, neutralen Begleitung bestens aufgehoben. Ungeachtet ob der Ausfall nur Monate oder Jahre eintritt, das Unternehmen wird dann nicht mehr völlig unvorbereitet diese Herausforderung meistern.

Gerade solche Ereignisse und klare Vorgehensweisen erhalten Ruhe und Frieden im Unternehmen. Sichern die Eigentümer ab. Alle gesellschaftsrechtlichen Gegebenheiten und rechtlichen Anforderungen werden von Vertrauensfachleuten der Betroffenen zugearbeitet.

Eine Geschäftsordnung (Entscheidungsabläufe, Zuständigkeiten, etc.) sind Richtlinien für den Vertretungsfall zu entwickeln und bereitzuhalten. Eine Familien-Gesellschafter-Governance regelt beispielweise die Entnahmepolitik, die Kriterien für Anteilsweitergaben, die Beschäftigungspolitik von Familienangehörigen, um konfliktträchtige Themen zu vermeiden.

Es gibt kein allgemein gültiges Rezept solche „erzwungenen Ereignisse“ richtig abzufangen. Entscheidend ist jedoch dabei die rechtzeitige Auseinandersetzung mit dem Thema der geeigneten Vertretung selbst und die gemeinsame Gewichtung der Relevanz für die gegebene Situation.

Ein begleiteter, mediativer Prozess bindet alle Betroffenen ein und bildet Alle im Unternehmen entstehenden Erwartungen ab, sodass eine widerstandsfreie, mitgetragene Vertretungslösung möglich werden kann.

Checkliste betriebliches Notfall-Handbuch*

Grundlegende Regelungen

  • Zu informierende Personen
  • Maßnahmen für die kontinuierliche Weiterführung des Unternehmens
  • Weitere zu informierende Personen
  • Verantwortlichkeiten für wichtige betriebliche Abläufe
  • Unternehmensnachfolge

Finanzen

  • Geschäftskonten
  • Bankschließfächer
  • Bürgschaften
  • Wertpapiere des Unternehmens
  • Betriebliche Zahlungsverpflichtungen (Miete)
  • Immobilienfinanzierungen
  • Weitere Darlehen / Kredite für Investitionen oder

Betriebsmittel

  • Unternehmensbeteiligungen
  • Betriebliche Versicherungen Mitgliedschaften
  • Betriebliche Mitgliedschaften

Verträge und Urkunden

  • Gesellschaftsverträge und Vertretungsvollmachten
  • Handelsregisterauszüge
  • Grundbuchauszüge
  • Weitere wichtige Verträge / Unterlagen
  • Gewerbliche Schutzrechte
  • Sonstige wichtige Unterlagen

Betriebliche Daten

  • Wichtige Kunden
  • Wichtige Lieferanten
  • Aufträge und Kalkulationen
  • Verzeichnis anhängiger Rechtsstreitigkeiten
  • Verzeichnis gegebener / erhaltener Gewährleistungen

Sonstiges

  • Passwörter
  • Schlüsselverzeichnis
  • Sonstige Zugangsdaten

Persönliche Wünsche und Vorstellungen

Notfall-Handbuch für Unternehmen|Checkliste betriebliches Notfall-Handbuch

Ein Notfallhandbuch ist nicht nur eine Auflistung wichtiger Informationen, sondern braucht auch vor Eintritt eine entsprechende Abstimmung mit den betroffenen Personen und oft rechtlich verlässliche Regelungen. Eine neutrale Begleitung durch einen vertrauten Mediator bringt die erforderliche Entspannung im Thema.